Voorraad tellen: hoe vaak is vaak genoeg?

Een betrouwbare voorraadadministratie is essentieel voor een goed functionerende Supply Chain. Maar betekent dit dat we vaker moeten tellen? Of ligt de werkelijke oplossing ergens anders? Veel bedrijven inventariseren hun voorraad één of twee keer per jaar. Andere organisaties tellen ieder kwartaal of werken met cyclische tellingen, waarbij gedurende het jaar steeds een deel van de voorraad wordt gecontroleerd.

Maar wat is eigenlijk verstandig?

Hoe betrouwbaar moet onze voorraad zijn?

Voorraadbetrouwbaarheid, ook wel Inventory Record Accuracy (IRA), geeft aan in hoeverre de administratieve voorraad overeenkomt met de fysieke voorraad. Afwijkingen kunnen grote gevolgen hebben. Sales belooft een levering die niet kan plaatsvinden. Productie valt stil door ontbrekende materialen. Of Inkoop bestelt artikelen die gewoon op voorraad liggen. Toch vraagt niet ieder artikel om dezelfde mate van controle. Vijf ontbrekende verpakkingsartikelen hebben immers een andere impact dan één ontbrekend reserveonderdeel dat een productielijn stillegt.

Het gaat niet alleen om de omvang van een voorraadverschil, maar vooral om de gevolgen ervan.

Vaker tellen kost ook geld

Een veelgebruikte reactie op voorraadverschillen is het verhogen van de telfrequentie. Maar wat kost dat eigenlijk? Stel dat je 5.000 artikel-locatiecombinaties hebt. Bij gemiddeld drie minuten per controle en € 40 personeelskosten per uur kost één volledige telling al € 10.000.Vier keer per jaar tellen betekent dan € 40.000 aan directe telkosten. En dan hebben we voorbereiding, onderzoek naar verschillen en verstoringen van het werk nog niet meegerekend.

De vraag is niet alleen wat vaker tellen kost, maar vooral wat het oplevert.

Op de website van Supply Chain Meneer heb ik daarom een rekenhulp opgenomen waarmee je zelf kunt berekenen wat voorraad tellen binnen jouw organisatie kost.

Bereken zelf de kosten van voorraad tellen

Niet ieder artikel vraagt dezelfde aandacht

Een uniforme telfrequentie is lang niet altijd nodig. Met een ABC-analyse kun je artikelen indelen naar financieel belang. Maar ik zou ook kijken naar het aantal voorraadbewegingen, historische verschillen en de gevolgen wanneer een artikel ontbreekt.Een goedkoop maar kritisch onderdeel kan bijvoorbeeld meer aandacht verdienen dan een duur artikel dat nauwelijks wordt gebruikt.

Risicogericht tellen kan daarom verstandiger zijn dan alles even vaak controleren.

Voorraadverschillen ontstaan niet alleen in het magazijn

Dit vind ik misschien wel het belangrijkste punt. Het magazijn wordt vaak verantwoordelijk gehouden voor voorraadverschillen. Maar de oorzaken liggen regelmatig ergens anders. Een monteur neemt een onderdeel mee zonder het verbruik te registreren. Productie verbruikt meer materiaal dan volgens de stuklijst is voorzien. Een retourzending wordt fysiek ontvangen, maar administratief pas dagen later verwerkt. Het resultaat is hetzelfde: de fysieke en administratieve voorraad komen niet meer overeen. Daarbij spelen ook mensen, systemen en management een belangrijke rol. Zijn de processen logisch ingericht? Is registreren eenvoudig? Zijn verantwoordelijkheden duidelijk?

Voorraadbetrouwbaarheid is geen exclusieve magazijnverantwoordelijkheid. Het is het resultaat van procesdiscipline en samenwerking in de hele organisatie.

Een voorraadcorrectie is nog geen verbetering

Tijdens een inventarisatie constateren we een verschil en corrigeren we de administratie. Probleem opgelost? Voor dat moment misschien. Maar als we niet weten waarom het verschil is ontstaan, corrigeren we bij de volgende telling mogelijk precies dezelfde fout. Daar ligt voor mij de grootste kans. Gebruik voorraadverschillen om structurele problemen te herkennen en processen te verbeteren. Bijvoorbeeld bij goederenontvangst, materiaalverbruik, orderpicking of retourverwerking. ERP- en WMS-systemen kunnen daarbij helpen door afwijkende transacties, negatieve voorraden en correctieboekingen inzichtelijk te maken.

Minder fouten in plaats van meer controles

Goed voorraadbeheer begint wat mij betreft niet bij de vraag hoe vaak we moeten tellen. Het begint met inzicht in processen, risico's en de gevolgen van afwijkingen. Daarna bepaal je welke controles nodig zijn en hoe vaak. Want 100% voorraadbetrouwbaarheid tegen iedere prijs is niet automatisch de beste oplossing. Voor kritische artikelen kan een zeer hoge betrouwbaarheid noodzakelijk zijn, terwijl voor andere artikelen een andere afweging mogelijk is.

Het doel moet niet zijn om zoveel mogelijk te tellen, maar om zo min mogelijk voorraadverschillen te veroorzaken.

En misschien moeten we ons daarom niet als eerste afvragen: Hoe vaak moeten we onze voorraad tellen? Maar vooral: Waarom moeten we steeds opnieuw dezelfde voorraadverschillen corrigeren?

Want goed voorraadbeheer begint niet bij de telling, maar bij het proces dat eraan voorafgaat.