Een goed KPI-dashboard? Binnen één minuut weten waar je staat.
Ik zie regelmatig prachtige Power BI-dashboards met eindeloos veel informatie en mogelijkheden om door te klikken. Maar is dat wat een manager nodig heeft om zijn processen te sturen? In mijn nieuwe artikel voor Supply Chain Meneer deel ik mijn visie op KPI's en het verschil tussen sturen, analyser
Waarom een managementdashboard geen kopie van je ERP-systeem hoeft te zijn.
Ik kom regelmatig organisaties tegen die met Power BI prachtige dashboards hebben gebouwd. Grafieken, tabellen, filters en allerlei mogelijkheden om door te klikken. Soms kun je uiteindelijk zelfs complete orderregels en transacties bekijken.
Technisch indrukwekkend. Maar ik vraag me dan weleens af:
Hebben we een managementdashboard gebouwd, of hebben we vooral ons ERP-systeem opnieuw vormgegeven?
Wat is een KPI eigenlijk?
Bij het nadenken over dit onderwerp dacht ik: laat ik zelf ook weer eens terugzoeken wat een KPI nu eigenlijk is. We gebruiken de term dagelijks, maar bedoelen we er allemaal hetzelfde mee?
KPI staat voor Key Performance Indicator, oftewel kritieke prestatie-indicator.
Volgens onderzoeksorganisatie APQC (American Productivity & Quality Center) is een KPI een maatstaf waarmee je prestaties meet die belangrijk zijn voor het behalen van organisatiedoelstellingen.
Een heldere definitie. Maar let vooral op het woord Key.
Het gaat om de belangrijkste indicatoren. Niet om alles wat we toevallig kunnen meten.
Binnen één minuut weten waar je staat
Mijn uitgangspunt is dat een manager met ongeveer vijf tot tien KPI's moet kunnen zien hoe zijn of haar belangrijkste processen functioneren.
Sterker nog, een manager moet 's ochtends bij binnenkomst op zijn telefoon kunnen kijken en binnen één minuut weten hoe de afdeling ervoor staat.
Lopen de processen goed? Worden doelstellingen gehaald? Zijn er achterstanden? Waar moet vandaag aandacht naartoe?
Daarvoor heb je geen tientallen grafieken nodig, maar een beperkt aantal indicatoren met duidelijke normen.
Gaat alles goed? Prima. Wijkt iets af? Dan wil je kunnen doorklikken om te zien waar het probleem zit.
Sturen, analyseren en uitvoeren
En daar komt Power BI in beeld.
Power BI is een uitstekend hulpmiddel voor dashboards én uitgebreide analyses. Maar niet alle informatie die Power BI kan tonen, hoeft op het managementdashboard te staan.
Ik maak graag het volgende onderscheid:
Wat wil je doen? VoorkeursomgevingPrestaties bewaken en afwijkingen signaleren KPI-dashboardTrends en oorzaken onderzoeken Power BI-analyserapportGrote aantallen transacties vergelijken Power BI / analysetoolIndividuele orders bekijken en afhandelen ERPTransacties corrigeren en processen uitvoeren ERPStel dat de leverbetrouwbaarheid onder de norm komt. Je ziet dat direct op je dashboard. Vervolgens klik je door om te onderzoeken of het probleem bij een bepaalde productgroep, leverancier of locatie zit.
Wil je daarna een specifieke order onderzoeken of corrigeren? Dan ga je naar het ERP-systeem.
Natuurlijk zijn er uitzonderingen. Een analist heeft andere informatie nodig dan een manager. Maar het feit dat informatie beschikbaar is, betekent niet dat je die overal moet presenteren.
Niet alleen terugkijken, maar vooruitkijken
Veel KPI's vertellen ons wat er is gebeurd. Hoeveel orders zijn op tijd geleverd? Hoeveel klachten waren er? Wat was de productiviteit?
Maar minstens zo interessant is wat er dreigt te gebeuren.
Lopen achterstanden op? Ontstaan er materiaaltekorten? Komen leverafspraken in gevaar?
Dit is het onderscheid tussen lagging en leading indicators: meten wat er is gebeurd én signaleren wat eraan komt.
Een goed dashboard helpt je dus niet alleen om resultaten te beoordelen, maar vooral om tijdig bij te sturen.
Minder informatie, meer inzicht
Ik ben een groot voorstander van data, analyses en moderne BI-oplossingen. Maar meer informatie betekent niet automatisch betere beslissingen.
Begin daarom niet met de vraag welke gegevens je allemaal uit je systemen kunt halen.
Begin met de vraag: wat moet ik weten om mijn processen goed te kunnen sturen?
Mijn uitgangspunt:
Gebruik KPI's om te sturen, Power BI om te analyseren en ERP om processen uit te voeren.
Niet als harde technische scheiding, maar als uitgangspunt voor goede managementinformatie.
Want uiteindelijk gaat het niet om hoeveel data je kunt laten zien.
Het gaat erom of je binnen één minuut weet waar je staat en waar je moet bijsturen.
Hoe is dat bij jullie geregeld? Een overzichtelijk KPI-dashboard of inmiddels een uitgebreide verzameling rapportages?
Bron: APQC – American Productivity & Quality Center (www.apqc.org)
#SupplyChain #KPI #PowerBI #BusinessIntelligence #ERP #Procesoptimalisatie #SupplyChainMeneer